La Recepción para clínicas de fisioterapia: menos pantalla, más camilla
En una clínica de fisioterapia de 2 a 5 fisios, los mensajes, las citas y los seguimientos se comen decenas de horas al mes que salen de la camilla o de la noche. La Recepción de NoahTek atiende el WhatsApp, coge el teléfono cuando no podéis y recuerda las citas, siempre con las reglas de tu clínica. La configuramos a medida y la instalamos contigo.
Dónde se va el tiempo en una clínica sin recepción
Entre 2 y 5 fisios hay una tierra de nadie: ya no da abasto uno solo con la agenda, y todavía no compensa contratar a una recepcionista, que cuesta alrededor de 2.620 € al mes con todo incluido. Así que la recepción la hacéis vosotros, entre paciente y paciente.
- El WhatsApp que se acumula durante la sesión y se contesta a las diez de la noche
- El teléfono que suena con las manos ocupadas: o lo coges y cortas la sesión, o se pierde
- Los recordatorios del día siguiente, copiados y pegados uno a uno cada mañana
- Las cancelaciones de última hora que dejan un hueco que nadie tiene tiempo de volver a llenar
- Los bonos que se acaban sin avisar y los pacientes que dejan el tratamiento a medias
Tus reglas, dentro del sistema
El miedo más habitual de un fisio no es la tecnología: es perder el control de qué paciente entra en qué hueco. Por eso La Recepción no decide nada por su cuenta. Solo ofrece los huecos que marcáis como libres; los de urgencias o los que guardáis para pacientes concretos no se tocan nunca.
Resuelve lo mecánico —horarios, precios, cómo llegar, pedir o cambiar cita— y todo lo clínico, lo delicado o lo que no encaja os llega a vosotros en el momento. Habla con vuestro tono, se presenta siempre como el asistente de la clínica y ningún mensaje tipo sale sin que lo hayáis aprobado antes.
Qué dejamos funcionando en tu clínica
- El WhatsApp atendido a cualquier hora: quien escribe un viernes a las ocho de la tarde recibe respuesta y cita dentro de vuestras reglas
- El teléfono al tercer tono: sigue sonando donde suena hoy; si no podéis cogerlo, lo atiende la recepción y la llamada no se pierde
- Recordatorios automáticos de la cita del día siguiente, sin que nadie copie y pegue mensajes
- Huecos que se vuelven a llenar: cuando alguien cancela, el hueco se ofrece a quien estaba esperando cita
- Bonos al día y seguimiento: aviso a quien le quedan pocas sesiones, y la lista de quien dejó el tratamiento para que decidáis vosotros a quién escribir
Un servicio a medida, no un programa más
Cada clínica tiene sus profesionales, sus horarios y su forma de hablar a los pacientes. No te damos un programa y te deseamos suerte: sacamos contigo cuántas horas al mes se van hoy en teléfono y mensajes, lo configuramos con tus reglas y lo instalamos contigo, paso a paso. El WhatsApp y el número de teléfono siguen siendo los tuyos.
Lo usamos nosotros primero: el WhatsApp y el teléfono de NoahTek los atiende La Recepción. Trabajamos presencialmente con clínicas de Castellón de la Plana, Vila-real, Almassora, Onda y Burriana, y en remoto con clínicas de fisioterapia de toda España.
Preguntas frecuentes
¿Va a decidir una máquina qué paciente entra en qué hueco?
No. La Recepción solo ofrece los huecos que vosotros marcáis como libres, y los que guardáis para urgencias o para pacientes concretos no se tocan nunca. Lo que no encaja en vuestras reglas, lo clínico o lo delicado os llega a vosotros para que decidáis.
¿Tengo que cambiar de número de WhatsApp o de teléfono?
No. El WhatsApp de la clínica sigue siendo el vuestro y lo podéis seguir usando desde el móvil como hasta ahora. El teléfono sigue sonando donde suena hoy: solo si no lo cogéis en tres tonos lo atiende la recepción, para que la llamada no se pierda.
¿Se hace pasar por una persona?
No. Se presenta siempre como el asistente de la clínica. Habla con vuestro tono y vuestras palabras, y cada mensaje tipo que recibe un paciente lo habéis aprobado antes. No da consejo clínico: lo que suena a urgencia o a pregunta médica pasa al profesional en el momento.
¿Qué datos de mis pacientes se guardan?
Los mínimos para gestionar la cita: nombre, teléfono y la propia cita. Nada del historial clínico. Antes de empezar se firma el contrato de encargado del tratamiento que exige el RGPD, así que queda documentado qué se trata, para qué y con qué proveedores.
¿Funciona con mi programa de gestión de la clínica?
Lo comprobamos en la primera llamada con tu programa concreto, antes de que decidas nada. Si tu agenda está en Google Calendar funciona directamente; si usas otro programa de gestión, te decimos qué haría falta para conectarlo y lo hablamos con presupuesto cerrado.
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