Recordatorios automáticos de citas de fisioterapia

Los recordatorios de citas de fisioterapia más eficaces son los automáticos por WhatsApp, enviados 24-48 horas antes con un botón para confirmar o cambiar en un toque. Montado sobre La Recepción, este sistema reduce los plantones desde la primera semana y libera a la clínica de tareas manuales que hoy le consumen decenas de horas al mes.

Vamos a los números, a los errores y a cómo lo resolvemos, con lo que vemos hablando con clínicas de fisioterapia desde Castellón.

Cuántas horas y euros pierdes con los recordatorios a mano

En una clínica de fisio hay dos problemas graves si los recordatorios y la gestión de citas se hacen a mano: los plantones y el tiempo que pierde el equipo en el teléfono y la agenda.

Según datos del sector, las clínicas sin un sistema de recordatorio automático sufren una tasa de inasistencia de entre el 10 y el 20 % de las citas. Es decir, de cada 10 pacientes, uno o dos no vienen. Huecos que no se pueden rellenar con tan poca antelación y que dejan al fisio esperando con la camilla vacía y la máquina de parafina encendida para nada.

Pero el problema no es solo el paciente que no viene. Es el tiempo que pierdes en gestionar la agenda a mano. En nuestro cálculo para una clínica estándar de 3 fisioterapeutas, en temporada normal y con 22 días laborables, el tiempo perdido se desglosa así:

• Recordatorios a mano: 6,6 horas al mes (30 mensajes al día por 36 segundos cada uno).
• Mensajes de agendado: 17,6 horas (12 conversaciones diarias de 4 minutos).
• Llamadas entrantes: 8,8 horas (8 llamadas diarias de 3 minutos).
• Recolocar cancelaciones: 8,8 horas (unas 2 horas a la semana buscando a quién meter en el hueco).
• Seguimiento de bonos: 1,5 horas.

Suma y sigue: unas 43 horas al mes. Y si recortamos un 30 % todos los supuestos, siguen saliendo 30 horas al mes perdidas en tareas de recepción. Para un fisio que trabaja solo, la cifra baja a unas 14 horas, que tampoco es moco de pavo cuando tienes que hacer de fisio y de recepción a la vez.

Si intentas solucionar esto contratando a una recepcionista a jornada completa, te cuesta a la clínica unos 2.620 € al mes con todo incluido (salario, Seguridad Social de empresa y costes asociados). En el tramo de 2 a 5 fisios se crea una tierra de nadie: ya no da abasto una sola persona, pero todavía no compensa contratar a otra.

La solución: La Recepción para clínicas de fisio

Aquí es donde entra La Recepción, el producto cerrado de NoahTek para clínicas de fisioterapia de 2 a 5 fisios. No es un chatbot genérico ni un servicio suelto: es un asistente que se configura con las reglas de tu clínica y que trabaja sobre tu propio WhatsApp.

¿Qué hace exactamente con los recordatorios y la agenda?

1. Recordatorios automáticos de la cita del día siguiente

El sistema envía solo, por el WhatsApp de la clínica (el mismo número que sigues usando en tu móvil), un mensaje al paciente recordándole su cita del día siguiente. Con botones para confirmar o pedir un cambio. Si el paciente confirma, la cita queda marcada como segura en la agenda.

2. Ofrece los huecos que se liberan

Si alguien cancela o cambia su cita, La Recepción ofrece ese hueco automáticamente al siguiente paciente de la lista de espera. Pero ojo: solo ofrece los huecos que la clínica marca como libres. Los de urgencias o reservados no se tocan. Así no pierdes el control de tu agenda, que es el miedo más habitual del fisio ante la tecnología. Hay clínicas que han retirado la agenda online por ese miedo; aquí no pasa, porque el control sigue siendo tuyo.

3. Avisa de los bonos a punto de caducar

El sistema avisa a los pacientes que les quedan pocas sesiones del bono y prepara la lista de quienes dejaron el tratamiento para que el fisio decida a quién escribir. Esto recupera pacientes que de otra forma se olvidan y no vuelven, y asegura que los bonos no se queden a medias.

4. Coge el teléfono si nadie descuelga

Si suena el teléfono de la clínica y nadie lo coge en tres tonos, La Recepción responde. Se presenta siempre como el asistente de la clínica, nunca como una persona. Y lo clínico o delicado pasa al fisio en el momento. Ningún mensaje tipo sale sin que la clínica lo apruebe.

Además, guarda lo mínimo: nombre, teléfono y la cita. Nada del historial clínico. Antes de empezar se firma el contrato de encargado del tratamiento para cumplir con el RGPD.

Lo que NO funciona

Hay muchas formas de intentar solucionar esto. Estas son las que peor funcionan:

• Recordar por SMS o email. El email comercial tiene tasas de apertura muy inferiores y el SMS se ignora. Los mensajes de WhatsApp se leen en minutos en la gran mayoría de casos. Si no estás donde el paciente mira, el recordatorio no existe.
• Recordar sin dar salida. Un mensaje que dice "Te esperamos mañana a las 10" sin un botón para cancelar o cambiar solo te avisa de que va a haber un plantón, no lo evita. La mitad del valor del recordatorio está en la cancelación fácil.
• Hacerlo a mano "ya es automatizar". Que la recepción envíe los WhatsApp uno a uno no es automatizar, es mover el mismo trabajo de canal. Si no se envía solo, no funciona a escala y se abandona en dos semanas por falta de tiempo.
• Usar chatbots genéricos. Un bot de internet no entiende de bonos de fisio, ni de tratamientos largos, ni de qué huecos son de urgencia. Si no se configura a medida para tu clínica, acaba dando respuestas que no cuadran y mosqueando al paciente.

Cuánto cuesta (y cuánto cuesta no hacerlo)

El precio de La Recepción se ve en una llamada, adaptado a cada clínica y sin compromiso.

Pero lo que sí puedes calcular hoy es lo que te cuesta no hacerlo. Si tienes 3 fisios, estás tirando unas 43 horas al mes en tareas de recepción que no aportan valor clínico. Y si intentas cubrir eso con una persona, te supone 2.620 € al mes fijo.

La alternativa es montar un sistema que trabaja 24 horas, que no se olvida de enviar el recordatorio y que recoloca las cancelaciones solo.

Diagnóstico gratuito para tu clínica

Si quieres saber cuántas horas se le van hoy a tu clínica en tareas de recepción y cómo lo podemos resolver, pide un diagnóstico.

Te ofrecemos un diagnóstico gratuito de 45 minutos. Sin compromiso. Calculamos cuántas horas pierdes hoy y qué recuperarías con La Recepción. En la Comarca de la Plana (Castellón, Vila-real, Almassora, Onda, Burriana) lo hacemos en tu propia clínica; en el resto de España, en remoto.

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